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Información que recopilamos
Para desarrollar los procesos de admisión, matrícula y acompañamiento escolar podemos solicitar datos de estudiantes, madres, padres, acudientes o responsables.
- Identificación, edad, dirección y datos de contacto.
- Información familiar, académica y administrativa necesaria para prestar los servicios educativos.
- Antecedentes médicos, información de salud física o psicológica y otros datos relevantes para el bienestar de los menores.
- Registros derivados del ingreso a las instalaciones, uso de transporte, actividades extracurriculares y canales institucionales.
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Para qué utilizamos los datos
La información se incorpora a las bases de datos institucionales y se utiliza únicamente para finalidades relacionadas con la actividad educativa y el vínculo con las familias.
- Gestionar registros de ingreso, admisiones, matrículas, pagos, eventos y comunicaciones.
- Verificar antecedentes de aspirantes y acompañar los procesos académicos, médicos, psicológicos o de bienestar.
- Cumplir requerimientos de las autoridades competentes.
- Facilitar exámenes, intercambios, eventos y procesos con otras instituciones.
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Seguridad, grabaciones y comunicaciones
Para proteger a estudiantes, familias y colaboradores, y evaluar la calidad de los servicios, el colegio puede realizar registros de audio o video en aulas, zonas comunes, vehículos escolares y actividades institucionales.
Las grabaciones de seguimiento se conservan por un máximo de quince (15) días, salvo que exista una obligación legal o una situación que requiera conservarlas.
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Imágenes y publicaciones institucionales
La página web y las redes institucionales pueden publicar imágenes, referencias, artículos o comunicaciones relacionados con estudiantes y sus familias, siempre con revisión previa y procurando proteger la dignidad, intimidad y buen nombre.
Cuando el contenido incluya datos de terceros deberán existir las autorizaciones correspondientes.
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Cómo realizamos el tratamiento
Los datos no serán utilizados para propósitos incompatibles con los informados. El tratamiento puede realizarse en infraestructura propia o mediante proveedores especializados, bajo medidas de seguridad y confidencialidad.
La información se conserva durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades educativas, contractuales, administrativas y legales aplicables.
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Protección de niños, niñas y adolescentes
El tratamiento de datos de menores tiene protección reforzada. Toda actuación debe respetar su interés superior, sus derechos fundamentales, su libertad de expresión y el libre desarrollo de su personalidad.
Cuando una situación pueda comprometer la integridad de un menor, el colegio podrá comunicarla a las autoridades competentes dentro del marco legal.
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Datos sensibles
Son sensibles, entre otros, los datos relacionados con salud, origen racial o étnico, creencias religiosas, ideología política, sexualidad o situaciones de desplazamiento y calamidad.
Responder preguntas sobre datos sensibles es, por regla general, facultativo. Cuando cierta información resulte indispensable para proteger el bienestar del estudiante, se informará la finalidad y se solicitará la autorización correspondiente.
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Proveedores, aliados y autoridades
Algunos proveedores necesitan acceder a información estrictamente necesaria para apoyar actividades educativas, de transporte, seguridad, salud, tecnología o administración.
- Se establecen obligaciones de confidencialidad y seguridad.
- Los datos solo pueden utilizarse para las finalidades autorizadas.
- Se entrega únicamente la información indispensable.
El colegio podrá entregar información a autoridades cuando exista un deber legal, judicial, administrativo, histórico o estadístico.
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Derechos de los titulares
El titular, su representante legal o sus causahabientes pueden:
- Conocer, consultar, acceder, actualizar y rectificar los datos.
- Solicitar prueba de la autorización, cuando corresponda.
- Ser informados sobre el uso dado a la información.
- Presentar consultas y reclamos.
- Solicitar revocatoria o supresión cuando sea legalmente procedente.
- Acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite correspondiente.
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Datos de terceros y veracidad
Quien entregue datos de otra persona debe contar con autorización suficiente y haberle informado las finalidades del tratamiento. La información suministrada debe ser completa, actual y veraz.
Los cambios relevantes deben comunicarse por el canal institucional dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.
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Modificaciones, ley y jurisdicción
El colegio puede actualizar esta política. Los cambios se comunicarán en el sitio web institucional antes de su aplicación. Cuando exista una razón válida, el titular podrá solicitar el retiro de su información, salvo que permanezca vigente una relación u obligación que exija conservarla.
La interpretación y cualquier actuación relacionada con el tratamiento de datos se rigen por las normas de la República de Colombia.
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Responsable del tratamiento
Montessori British School actúa como responsable de las bases de datos que administra en desarrollo de sus actividades educativas, contractuales, laborales, administrativas y de relacionamiento con la comunidad.
Las áreas autorizadas deben tratar la información únicamente dentro de sus funciones y siguiendo las instrucciones institucionales de seguridad y confidencialidad.
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Autorización y consentimiento
Cuando la ley lo exige, el tratamiento se realiza con autorización previa, expresa e informada del titular o de su representante. La autorización puede obtenerse por medios físicos, electrónicos o mediante conductas inequívocas que permitan comprobar la decisión.
Antes de solicitar los datos se informa la finalidad, los derechos del titular y el carácter facultativo de las respuestas relacionadas con información sensible o de menores.
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Principios que orientan el tratamiento
El colegio aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso restringido, seguridad y confidencialidad.
- Solo se recopilan datos adecuados y pertinentes para una finalidad legítima.
- La información debe mantenerse exacta, completa y comprensible.
- El acceso se limita a personas y proveedores debidamente autorizados.
- Quienes intervienen en el tratamiento conservan la reserva de la información.
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Canales de recolección
Los datos pueden ser obtenidos mediante formularios de admisión y matrícula, contratos, entrevistas, encuestas, plataformas académicas, correo electrónico, llamadas, canales de atención, registros de ingreso y actividades institucionales.
Cada canal debe solicitar únicamente la información necesaria y presentar los avisos o autorizaciones que correspondan.
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Sitio web, cookies y entorno digital
Al utilizar los canales digitales pueden generarse datos técnicos como dirección IP, tipo de dispositivo, navegador, páginas consultadas, fecha de acceso y preferencias de navegación.
Las cookies necesarias permiten el funcionamiento y la seguridad del sitio. Las demás tecnologías de medición o personalización deben gestionarse conforme a las opciones informadas al usuario y a la configuración de su navegador.
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Calidad y actualización de la información
El colegio adopta medidas razonables para mantener los datos completos, exactos, actualizados y comprensibles. Los titulares deben informar oportunamente cualquier cambio que pueda afectar la prestación del servicio o la comunicación institucional.
Cuando se detecten inconsistencias, la información podrá ser verificada, corregida o marcada mientras se completa el proceso de actualización.
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Conservación y eliminación
Los datos se conservan durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad informada, atender obligaciones legales o contractuales, responder requerimientos y proteger los derechos de la comunidad educativa.
Cuando finaliza la necesidad de conservación, la información se elimina, anonimiza, bloquea o archiva de forma segura según su naturaleza y las obligaciones aplicables.
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Transmisión y transferencia de datos
Cuando un proveedor trata información por cuenta del colegio, debe existir un acuerdo que defina el alcance, las instrucciones, la confidencialidad, las medidas de seguridad y la devolución o eliminación de los datos.
Las transferencias nacionales o internacionales se realizan respetando los requisitos legales, las autorizaciones aplicables y los mecanismos adecuados para proteger los derechos de los titulares.
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Videovigilancia y control de acceso
Las cámaras y los registros de ingreso se utilizan con fines de seguridad, prevención de incidentes y protección de las personas y los bienes. Las zonas vigiladas deben contar con avisos visibles y el acceso a las grabaciones se limita al personal autorizado.
Estos registros no deben utilizarse para finalidades distintas de las informadas, salvo obligación legal o requerimiento de autoridad competente.
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Gestión de incidentes de seguridad
Ante una pérdida, acceso no autorizado, alteración, divulgación o uso indebido de información, el colegio activa medidas de contención, análisis, recuperación y prevención.
Cuando corresponda, documenta el incidente, informa a los responsables internos, coopera con las autoridades y comunica a los titulares las recomendaciones necesarias para reducir posibles riesgos.
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Consultas y reclamos
Las solicitudes deben identificar al titular o a su representante, describir claramente la petición, indicar un medio de respuesta y adjuntar los soportes necesarios.
- El colegio verifica la identidad y la legitimación de quien presenta la solicitud.
- Si falta información, puede pedir que se complete antes de continuar.
- La consulta o el reclamo se atiende dentro de los términos establecidos por la normativa aplicable.
- La respuesta se comunica por el canal indicado por el solicitante.
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Deberes institucionales
El colegio debe garantizar el ejercicio de los derechos, conservar las autorizaciones cuando sean necesarias, informar las finalidades, mantener condiciones de seguridad y tramitar oportunamente las solicitudes.
También debe exigir a colaboradores, contratistas y aliados el cumplimiento de las reglas de confidencialidad y reportar a las autoridades las situaciones que legalmente lo requieran.
